home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Internet Info 1994 March / Internet Info CD-ROM (Walnut Creek) (March 1994).iso / answers / news / usenet-writing-style / part1 < prev    next >
Encoding:
Internet Message Format  |  1994-04-13  |  5.1 KB
  1. Path: bloom-beacon.mit.edu!news.media.mit.edu!uhog.mit.edu!europa.eng.gtefsd.com!howland.reston.ans.net!cs.utexas.edu!uunet!deshaw.com!do-not-use-path-to-reply
  2. Date: Tue, 12 Apr 1994 08:01:00 GMT
  3. Supersedes: <CnDAD6.4nA@deshaw.com>
  4. Expires: Thu, 12 May 1994 08:00:59 GMT
  5. Message-ID: <Co4zLn.1xK@deshaw.com>
  6. Approved: netannounce@deshaw.com (Mark Moraes)
  7. From: netannounce@deshaw.com (Mark Moraes)
  8. Subject: Hints on writing style for Usenet
  9. Newsgroups: news.announce.newusers,news.answers
  10. Followup-To: news.newusers.questions
  11. Lines: 108
  12. Xref: bloom-beacon.mit.edu news.announce.newusers:484 news.answers:17944
  13.  
  14. Archive-name: usenet-writing-style/part1
  15. Original-author: ofut@hubcap.clemson.edu (A. Jeff Offutt VI)
  16. Comment: enhanced & edited until 5/93 by spaf@cs.purdue.edu (Gene Spafford)
  17. Last-change: 17 Mar 1994 by moraes@deshaw.com (Mark Moraes)
  18.  
  19. I would like to take a moment to share some of my knowledge of writing
  20. style.  If you read the suggestions below, remember: it's easy to agree
  21. that they make sense but it's much harder to apply them.
  22.  
  23. References: 
  24.  Cunningham and Pearsall, "How to Write For the World of Work"
  25.  Strunk & White, "Elements of Style"
  26.  
  27. The above references are both excellent books.  Cunningham is a
  28. standard in tech writing classes and won an award for the best tech
  29. writing book from the Association for Teaching of Technical Writing.  I
  30. was lucky enough to take a class from him as an undergraduate.  Strunk
  31. is a standard in college composition classes.  Other ideas here come
  32. from my own experience on the net and hints from other people.
  33.  
  34. This is a "long article." The rest of it is simply a list of pointers.
  35.  
  36.                Writing style:
  37.  
  38.  * Write *below* the readers' reading level.  The avg. person in the US
  39.    reads at a 5th grade level (11 years of age). The avg. professional
  40.    reads at about the 12th grade level (18 years of age).
  41.  
  42.  * Keep paragraphs short and sweet.  Keep sentences shorter and sweeter. 
  43.    This means "concise," not cryptic.
  44.  
  45.  * White space is not wasted space -- it greatly improves clarity.
  46.    A blank line only adds a byte to the article length, so don't be
  47.    stingy if it will help make your meaning clearer.
  48.  
  49.  * Pick your words carefully.  Writing with precision is as important
  50.    here as it is in any other kind of discourse.  Consider carefully
  51.    whether what you have written can be misinterpreted, and whether
  52.    that is something you wish to have happen.
  53.  
  54.  * People can only grasp about seven things at once.  This means ideas in a
  55.    paragraph, major sections, etc..
  56.  
  57.  * Avoid abbreviations and acronyms, if possible, and define the ones
  58.    you use.
  59.  
  60.  * There are several variations on any one sentence.  A passive, questioning
  61.    or negative sentence takes longer to read.
  62.  
  63.  * "Cute" misspellings are difficult to read, especially if the reader
  64.     is not fluent in the language involved.
  65.  
  66.  
  67.                Net style:
  68.  
  69.  * Subtlety is not communicated well in written form - especially over a 
  70.    computer.  Remember, most people who will read your posting do not
  71.    know you.
  72.  
  73.  * The above applies to humor as well. (rec.humor, of course, not included.)
  74.    Smileys :-), frowns :-(, winks ;-) can sometimes avoid confusion.
  75.  
  76.  * When being especially "flame-boyant", I find it helpful to go to the
  77.    bathroom before actually sending.  Then, I often change the tone
  78.    considerably. :-) Take a break before posting something in anger or that
  79.    might hurt or anger others.
  80.  
  81.  * Subject lines should be used very carefully.  How much time have you
  82.    wasted reading articles with a misleading subject line?  The "Subject:"
  83.    header line can be edited in all the various posting programs
  84.    (as can the "Distribution:", "Newsgroups:" and "Followup-To:" header
  85.    lines).
  86.  
  87.  * References need to be made.  When you answer mail, you have the original
  88.    message fresh in your mind.  When I receive your answer, I don't.
  89.  
  90.  * Do not include the entire article that you are replying to.  Cut down
  91.    the part that you include to the absolute minimum needed to provide
  92.    context to your reply.
  93.  
  94.  * It's *much* easier to read a mixture of upper and lower case letters.
  95.  
  96.  * Leaving out articles (such as "the," "a," "an," etc.) for "brevity"
  97.    mangles the meaning of your sentences and takes longer to read. It saves
  98.    you time at the expense of your reader.
  99.  
  100.  * Be careful of contextual meanings of words. For instance, I used "articles" 
  101.    just now.  In the context of netnews, it has a different meaning than I 
  102.    intended.
  103.  
  104.  * Make an effort to spell words correctly.  Obvious misspellings are
  105.    jarring and distract the reader.  Every news posting program allows
  106.    you to edit your article before posting, and most systems have some
  107.    kind of spelling checker program that you can use on your article.
  108.  
  109.  * If your article goes over one screenful, use subheadings to organize it.
  110.    Numbering your paragraphs is rarely helpful.
  111.  
  112.  * Remember - this is an international network.
  113.  
  114.  * Remember - your current or future employers may be reading your
  115.    articles.  So might your spouse, neighbors, children, and others
  116.    who will long-remember your gaffes.
  117.  
  118. Enough said.  
  119.  
  120. These suggestions are all easily supported by arguments and research.
  121. There's a lot more to say, but....
  122.